Rozliczanie składek społecznych opłacanych za osobę współpracującą z przedsiębiorcą

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej zatrudniam żonę na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem 4.000 zł (brutto). Od tej kwoty opłacam składki na ubezpieczenia społeczne żony jako osoby współpracującej. Chciałbym opłacać ww. składki za żonę od wyższej kwoty (np. 6.000 zł). Czy będzie się to wiązało automatycznie ze zmianą wynagrodzenia na umowie o pracę? Czy będę mógł odliczyć od dochodu z działalności gospodarczej składki społeczne zapłacone za żonę od wyższej podstawy?

Podwyższenie podstawy wymiaru składek społecznych osoby współpracującej z przedsiębiorcą nie wpływa na wysokość wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę. Składki społeczne zapłacone za żonę od wyższej podstawy przedsiębiorca będzie mógł odliczyć od dochodu (lub ująć w kosztach uzyskania przychodów).

Składki ZUS z tytułu współpracy

Osoba współpracująca przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej podlega ubezpieczeniom w ZUS w sposób i na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców. Zatem osoba taka podlega w ZUS obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu. Obowiązkowe jest również dla niej ubezpieczenie zdrowotne. Tylko ubezpieczenie chorobowe jest tutaj dobrowolne.

Za osobę współpracującą składki ZUS nalicza i opłaca (z własnych środków) osoba prowadząca pozarolniczą działalność jako płatnik tych składek. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy. W 2022 r. jest to kwota 5.922 zł, a zatem najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z przedsiębiorcami wynosi 3.553,20 zł.

Z kolei podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne osób współpracujących z osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą, od 1 lipca 2022 r. stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, tj. 4.665,78 zł (75% z 6.221,04 zł). Składka na ubezpieczenie zdrowotne od tej podstawy wynosi 419,92 zł (9% z 4.665,78 zł).

Ponadto za osobę współpracującą nalicza się składki na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Solidarnościowy (FS) oraz składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) - tej ostatniej nie nalicza się w sytuacji bezumownej współpracy. Obowiązek zapłaty składek na ww. Fundusze występuje za osobę współpracującą, która nie osiągnęła wieku wynoszącego co najmniej 55 lat - w przypadku kobiet i co najmniej 60 lat - w przypadku mężczyzn.

Podwyższenie podstawy wymiaru składek osoby współpracującej

Z pytania wynika, że przedsiębiorca opłaca składki społeczne za żonę - jako osobę z nim współpracującą - od podstawy wymiaru wynoszącej 4.000 zł. Zadeklarował on więc podstawę wymiaru tych składek wyższą niż minimalna (4.000 zł > 3.553,20 zł). Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca (ponownie) podwyższył tę kwotę (np. do 6.000 zł). Przepisy stanowią bowiem o zadeklarowanej kwocie, z ograniczeniem jej minimalnej wysokości.

UWAGA! Podwyższenie podstawy wymiaru składek społecznych osoby współpracującej z przedsiębiorcą (zadeklarowanie jej w kwocie wyższej niż minimalna) nie wpływa na wysokość wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę.

Kwota określona w umowie o pracę jest kwotą, od której naliczane i wypłacane jest wynagrodzenie pracownikowi (w 2022 r. przy pełnym etacie nie może być niższe niż 3.010 zł). W przypadku współpracy od kwoty wynagrodzenia ("brutto") naliczana jest tylko zaliczka na podatek dochodowy. Natomiast podstawa wymiaru składek społecznych osoby współpracującej jest odrębną kwotą, od której naliczane są składki społeczne (przy czym nic nie stoi na przeszkodzie, aby kwoty te były takie same; przedsiębiorca nie ma jednak obowiązku ich "zrównywania").

Rozliczenie składek społecznych osoby współpracującej

Składki na ubezpieczenia społeczne zapłacone za osobę współpracującą przedsiębiorca rozlicza na tych samych zasadach, jakie obowiązują w odniesieniu do składek zapłaconych na własne ubezpieczenia społeczne. Oznacza to, że składki społeczne zapłacone za osobę współpracującą przedsiębiorca może rozliczyć na dwa sposoby, tj.:

ujmować w kosztach uzyskania przychodów lub
odliczać od dochodu.

Składki te podlegają odliczeniu od dochodu, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów lub nie zostały odliczone od dochodów opodatkowanych podatkiem liniowym lub nie zostały odliczone od przychodu na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym albo nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Przepisy ustawy o PDOF nie zawierają regulacji, które ograniczałyby rozliczanie składek społecznych zapłaconych za osobę współpracującą (nie został wprowadzony żaden limit). Warunkiem jest ich zapłacenie w danym roku podatkowym, zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Ta ostatnia ustawa zezwala z kolei na ich opłacanie od podstawy wyższej niż minimalna.

Oznacza to, że przedsiębiorca będzie mógł odliczyć od dochodu z działalności gospodarczej składki społeczne, zapłacone za żonę od wyższej podstawy niż minimalna (lub zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów).