Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 10 (604) z dnia 10.05.2024

Składki ZUS od wartości abonamentu medycznego pracownika korzystającego z urlopu bezpłatnego

Pracownik korzysta z kilkumiesięcznego urlopu bezpłatnego. Co miesiąc pracodawca w całości ponosi koszty abonamentu medycznego, zakupionego dla wszystkich pracowników. Abonament ten nie jest zwolniony z oskładkowania. Jak w tej sytuacji postąpić, skoro pracodawca nie ma z czego pobrać składek finansowanych przez pracownika?

Stosownie do art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy o sus, w przypadku pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, jaki pracownik uzyskuje w związku ze świadczeniem pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas choroby, zasiłków oraz przychodów wymienionych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.), dalej rozporządzeniu składkowym.

Zasady ustalania wartości pieniężnej świadczeń w naturze określa § 3 rozporządzenia składkowego. W sytuacji gdy przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę, wartość przychodu jest ustalana według cen ich zakupu.

Wartość finansowanego w całości przez pracodawcę abonamentu medycznego pracownika jako przychód ze stosunku pracy stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli taki przychód uzyskuje pracownik korzystający z urlopu bezpłatnego, to należy rozliczyć od niego składki ZUS na ogólnych zasadach, wykazując je w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA składanym za miesiąc, w którym to świadczenie uzyskał (por. m.in. interpretacja indywidualna ZUS z 20 listopada 2015 r., znak WPI/200000/43/1241/2015). Co do zasady, w przypadku pracowników składki na ubezpieczenia społeczne są współfinansowane przez płatnika (pracodawcę) i ubezpieczonego (pracownika). Ubezpieczony z własnych środków finansuje część składek na te ubezpieczenia oraz składkę zdrowotną. Obowiązujące przepisy nie regulują kwestii opłacania składek w sytuacji, gdy pracownik w danym miesiącu uzyskuje wyłącznie świadczenie w naturze podlegające oskładkowaniu, ani w takiej sytuacji nie zwalniają płatnika z obowiązku ich przekazania do ZUS w całości. Tym samym pracodawca naszym zdaniem kwestię tę powinien ustalić z pracownikiem, np. pracownik będzie co miesiąc wpłacał do kasy zakładu lub na podany rachunek płatniczy kwotę składek, które powinien sfinansować, bądź pracodawca sfinansuje te składki w całości z własnych środków.

Jeżeli pracodawca zdecydowałby się na zapłatę w całości z własnych środków składek nie żądając zwrotu części, którą powinien sfinansować pracownik, to pracownik nie uzyska z tego tytułu żadnego przychodu. W interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 30 marca 2023 r. w sprawie konsekwencji podatkowych zapłaty przez płatnika zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (nr DD3.8203.1.2023, opublikowana w Dz. Urz. MF z dnia 4 kwietnia 2023 r. pod poz. 42) wskazano, że przepisy ustawy o sus zakładają współfinansowanie składek ZUS przez ubezpieczonych i płatników składek (w tym pracodawcę, zleceniodawcę). Jednak jednolita i ugruntowana linia orzecznicza sądów administracyjnych (z którą MF się zgodziło) zgodnie uznaje, że zapłacenie przez płatnika w całości zaległych składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne jest wykonaniem zobowiązania publicznoprawnego ciążącego na płatniku składek i nie stanowi wykonania obowiązku za pracowników, zleceniobiorców, byłych pracowników lub zleceniobiorców oraz nie powoduje powstania przychodu podatkowego u tych podatników.

Pracodawca może też wystąpić do pracownika o zwrot zapłaconych za niego składek za okres, w którym korzystał z urlopu bezpłatnego. Dyskusyjne jest natomiast to, czy "potrącenia" zapłaconych za pracownika składek za okres przebywania pracownika na urlopie bezpłatnym można dokonać bez zgody pracownika, gdy wróci on już do pracy po zakończonym urlopie bezpłatnym. Wobec tego optymalnym rozwiązaniem dla pracodawcy, który chciałby po zakończeniu urlopu bezpłatnego te poniesione środki odzyskać, jest uzyskanie od pracownika zgody na piśmie na takie potrącenie.