Ubezpieczenia i składki ZUS zleceniobiorcy korzystającego z urlopu bezpłatnego

Zawarliśmy umowę zlecenia z osobą, która jest zatrudniona na umowę o pracę w innej firmie. Zleceniobiorca oświadczył nam, że w okresie od 1 do 30 kwietnia 2025 r. przebywa (za zgodą pracodawcy) na urlopie bezpłatnym. Czy w okresie tego urlopu z umowy zlecenia mamy obowiązek zgłosić go do ubezpieczeń społecznych? Do tej pory opłacaliśmy za niego wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

W okresie udzielonego ww. osobie urlopu bezpłatnego ze stosunku pracy jedynym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń w ZUS staje się dla niej wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia. To powoduje, że zleceniodawca jest zobowiązany zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych w ZUS.

Ubezpieczenia zleceniobiorcy

Osoba wykonująca umowę zlecenia, która jest jednocześnie w innym zakładzie zatrudniona na podstawie umowy o pracę i uzyskuje ze stosunku pracy, w przeliczeniu na okres miesiąca, przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. - 4.666 zł), obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlega jedynie ze stosunku pracy. Z tytułu umowy zlecenia (niewykonywanej na rzecz własnego pracodawcy) obowiązkowe jest dla takiej osoby wyłącznie ubezpieczenie zdrowotne.

Umowa zlecenia w okresie urlopu bezpłatnego

Sytuacja ubezpieczeniowa zleceniobiorcy zatrudnionego jednocześnie na pełny etat (w innej firmie) zmieni się, gdy pracodawca udzieli mu ze stosunku pracy urlopu bezpłatnego. W okresie przebywania na tym urlopie umowa zlecenia staje się wtedy dla niego jedynym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Tylko ubezpieczenie chorobowe jest dla niego dobrowolne (na wniosek).

]

Wzory druków ZUS ZUA i ZUS ZWUA dostępne w programie DRUKI Gofin w dziale Składki ZUS

Na okres trwania wspomnianego urlopu obowiązkiem zleceniodawcy (jako płatnika składek) jest dokonanie wyrejestrowania zleceniobiorcy z ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZWUA, a następnie zgłoszenia go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA.

Przykład

W firmie umowę zlecenia wykonuje osoba, która równocześnie jest zatrudniona w innym zakładzie pracy na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Wynagrodzenie w umowie o pracę pracownik ma ustalone w wysokości 6.000 zł. Z tytułu zawartej umowy zlecenia zleceniobiorca zgłosił go jedynie do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Taka wysokość wynagrodzenia ze stosunku pracy zwalnia bowiem zleceniobiorcę z podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym.

Pod koniec marca 2025 r. zleceniobiorca przedłożył oświadczenie, w którym poinformował zleceniodawcę o udzielonym mu urlopie bezpłatnym w okresie od 1 do 30 kwietnia 2025 r. To oznacza, że w okresie trwania tego urlopu umowa zlecenia stała się dla niego jedynym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (i zdrowotnego). O fakcie tym zleceniodawca jest zobowiązany powiadomić organ rentowy poprzez:

wyrejestrowanie zleceniobiorcy z ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZWUA od 1 kwietnia 2025 r.,
zgłoszenie go do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (oraz ewentualnie dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego), a także ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA również od 1 kwietnia 2025 r.

Po zakończeniu trwania urlopu bezpłatnego zleceniodawca od 1 maja 2025 r. zobligowany będzie:

wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na druku ZUS ZWUA, a następnie
zgłosić go do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZZA (zakładając, że zleceniobiorca nie będzie wnioskował o dobrowolne ubezpieczenia emerytalno-rentowe).