Odliczenie nadpłaty wynagrodzenia bez wpływu na rozliczenie składek ZUS

Pracownik jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości 6.800 zł. Przez drugą połowę lipca br. przebywał na urlopie wypoczynkowym. Za ten miesiąc 31 lipca br. wypłaciliśmy mu pełne wynagrodzenie. W sierpniu br. na PUE/eZUS wpłynęło jego zwolnienie lekarskie obejmujące 7 dni, w tym również dwa ostatnie dni lipca. Pracownik za okres choroby nie miał prawa do zasiłku, gdyż wykorzystał już pełny okres zasiłkowy. Powstała więc nadpłata wynagrodzenia za lipiec br. Jak dokonać korekty rozliczeń za ten miesiąc?

W razie wystąpienia niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby przypadającej w trakcie urlopu wypoczynkowego, urlop ten ulega przerwaniu. Część urlopu niewykorzystaną z tego powodu pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym (art. 166 pkt 1 K.p.). Tym samym w okolicznościach z pytania za dwa ostanie dni urlopu przypadającego w lipcu 2025 r. pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie urlopowe. Za ten okres, w związku z wykorzystaniem pełnego okresu zasiłkowego, nie miał on jednak prawa do świadczeń chorobowych - był to okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia i zasiłków.

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 zd. 1 K.p.). Pracownik z pytania jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości. Treść § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.) pozwala nie przeliczać stałego składnika wynagrodzenia, lecz wypłacić go w wysokości należnej za miesiąc, w którym pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym. Jeżeli jednak w takim miesiącu pracownik nie wykonuje pracy również z innych powodów niż urlop wypoczynkowy (np. z powodu choroby), wówczas wynagrodzenie urlopowe jest częścią wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. Przepisy nie regulują sposobu ustalania wynagrodzenia określonego stałą stawką miesięczną w razie choroby pracownika, za okres której nie nabywa on prawa do świadczeń chorobowych. Zdaniem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w takim przypadku nie ma zastosowania § 11 rozporządzenia o wynagrodzeniu. Wówczas wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca należy ustalić dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu (tj. nominalny czas pracy) i ustalone w ten sposób wynagrodzenie za 1 godzinę pracy mnożąc przez liczbę godzin przepracowanych (wraz z urlopem) przez pracownika (por. m.in. dodatek nr 23/2024, str. 14, dołączony do UiPP nr 24/2024).

Biorąc powyższe pod uwagę, w sytuacji przedstawionej w pytaniu nastąpiła nadpłata wynagrodzenia za lipiec 2025 r. Od "zawyżonej" kwoty wynagrodzenia pracodawca rozliczył składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Ponieważ niezdolność do pracy była krótkotrwała, pracodawca, na mocy art. 87 § 7 K.p., z wynagrodzenia za sierpień 2025 r. (tj. w kolejnym terminie płatności) powinien odliczyć nadpłaconą kwotę wynagrodzenia za lipiec 2025 r.

Ważne: Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Do dokonania takiego odliczenia nie jest wymagana zgoda pracownika (por. wyrok SN z 11 października 1994 r., sygn. akt I PRN 81/94, OSNP 1995/5/65). Takie odliczenie nie skutkuje korektą składek ZUS od "zawyżonego" wynagrodzenia za pracę.

Przykład

Przyjmujemy założenia z pytania i dodatkowo, że pracownik jest zatrudniony na pełny etat, w podstawowym systemie czasu pracy, w organizacji od poniedziałku do piątku. Za lipiec 2025 r. pracownik otrzymał wynagrodzenie w wysokości 6.800 zł (obejmujące wynagrodzenie za pracę i urlopowe). Od tego wynagrodzenia pracodawca rozliczył składki ZUS, wykazując je w raporcie ZUS RCA.

W sierpniu br. okazało się, że pracownik na przełomie lipca i sierpnia br. chorował i okres ten przypadał na dwa ostatnie dni urlopu wypoczynkowego w lipcu oraz pięć pierwszych dni sierpnia. W związku z tym wynagrodzenie pracownika za lipiec br. zostało nadpłacone o 590,72 zł (6.800 zł : 184 godz. = 36,96 zł; 36,96 zł x 168 godz. = 6.209,28 zł; 6.800 zł - 6.209,28 zł = 590,72 zł). Nadpłacone wynagrodzenie za lipiec 2025 r. pracodawca odliczył od wynagrodzenia za pracę należnego za sierpień 2025 r. Tym samym 29 sierpnia 2025 r. pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę w wysokości 5.189,28 zł, zgodnie z wyliczeniem:

6.800 zł : 160 godz. = 42,50 zł; 42,50 zł x 136 godz. = 5.780 zł,
5.780 zł - 590,72 zł = 5.189,28 zł.

Pracodawca nie korygował rozliczeń za lipiec 2025 r. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za sierpień 2025 r. wykaże pracownika:

w raporcie ZUS RCA z rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne od podstawy, którą będzie stanowiło wynagrodzenie w wysokości 5.189,28 zł oraz składką na ubezpieczenie zdrowotne obliczoną od podstawy w kwocie 4.477,83 zł (5.189,28 zł - 711,45 zł),
w raporcie ZUS RSA z kodem świadczenia przerwy 151, okresem od 30.07.2025 do 5.08.2025, liczbą dni 7.