Raporty ZUS za pracownika na urlopie ojcowskim

Pracownik przebywał we wrześniu 2025 r. na dwutygodniowym urlopie ojcowskim, za okres którego wypłacimy mu w październiku br. zasiłek macierzyński (wraz z wrześniową pensją). Jak należy sporządzić za niego wrześniowe i październikowe raporty do ZUS?

Pobieranie przez pracownika zasiłku macierzyńskiego za okres przebywania na urlopie ojcowskim jest tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Składki na te ubezpieczenia nalicza mu od kwoty wypłaconego zasiłku podmiot wypłacający zasiłek (tu: pracodawca).

Osoby pobierającej zasiłek macierzyński nie zgłasza się do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA. Wykazuje się ją tylko w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X i naliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalno-rentowe jako składkami finansowanymi ze środków budżetu państwa. Następnie składki te wykazuje się w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w polach przeznaczonych dla finansowania składek z budżetu państwa (tj. w polach nr 10, 11 i 12 bloku IV. deklaracji).

Pracownikowi, któremu pracodawca wypłacił zasiłek macierzyński, składki emerytalno-rentowe naliczone z tego tytułu trzeba wykazać w raporcie ZUS RCA sporządzonym za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata tego zasiłku. Jeżeli więc pracownik przebywał na urlopie ojcowskim np. we wrześniu 2025 r. i w tym miesiącu pracodawca wypłacił mu zasiłek macierzyński za okres tego urlopu, to składki naliczone od tej wypłaty pracodawca wykaże w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za wrzesień 2025 r. (składanych do ZUS w październiku 2025 r.).

Natomiast, w sytuacji gdy - tak jak w omawianym przypadku - pracownik w jednym miesiącu przebywał na urlopie ojcowskim, a zasiłek macierzyński z tego tytułu pracodawca wypłaci mu dopiero w następnym miesiącu, to za miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie ojcowskim, pracodawca sporządza za niego zerowy raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X. W tym samym raporcie trzeba też wykazać pracownika z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X i składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne rozliczonymi od pracowniczego przychodu uzyskanego przez niego w tym miesiącu. Składki od wypłaconego zasiłku pracodawca naliczy dopiero w następnym miesiącu. Wtedy też będzie musiał w raporcie ZUS RSA w odpowiedni sposób poinformować organ rentowy, że w miesiącu, w którym nastąpiła wypłata zasiłku, pracownik nie podlegał już ubezpieczeniom z tytułu jego pobierania (przykład).

Przykład

Zakład pracy zgodnie z regulaminem pracy wypłaca wynagrodzenia oraz zasiłki za dany miesiąc 10. dnia następnego miesiąca. Pracownik przebywał na urlopie ojcowskim w okresie od 5 do 18 września 2025 r. We wrześniu 2025 r. pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie należne za sierpień 2025 r. w kwocie 8.000 zł, natomiast 10 października 2025 r. wypłaci mu wynagrodzenie za wrzesień 2025 r. w kwocie 4.050 zł oraz zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego w kwocie 3.221,50 zł.

W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za wrzesień 2025 r. zakład wykaże pracownika w dwóch raportach ZUS RCA:

-	jednym - z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 0 0, z zerową podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz z zerowymi kwotami tych składek,
-	kolejnym - z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, ze składkami rozliczonymi od przychodu uzyskanego przez pracownika we wrześniu 2025 r., tj. od sierpniowego wynagrodzenia w kwocie 8.000 zł.

Natomiast w październikowych dokumentach rozliczeniowych zakład wykaże pracownika w:

-	dwóch raportach ZUS RCA:
	•	jednym - ponownie z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 0 0, ze składkami na ubezpieczenia emerytalno-rentowe naliczonymi od kwoty zasiłku macierzyńskiego wypłaconego mu w październiku 2025 r., tj. od 3.221,50 zł,
	•	kolejnym - z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0 i składkami rozliczonymi od przychodu z umowy o pracę, który pracownik uzyska w październiku br. (tu: od wrześniowego wynagrodzenia w kwocie 4.050 zł, zakładając, że zakład nie dokona mu w tym miesiącu żadnych innych wypłat ze stosunku pracy),
-	dwóch blokach raportu ZUS RSA (III.A. - III.B. oraz IV.A. - IV.B.):
	•	jednym z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 0 0 oraz z kodem świadczenia/przerwy 350 i okresem 01.10.2025-31.10.2025 (jest to informacja, że w miesiącu, w którym nastąpiła wypłata zasiłku macierzyńskiego - tu: w październiku 2025 r. - pracownik nie podlega ubezpieczeniom z tytułu jego pobierania), nie należy natomiast podawać liczby dni oraz kwoty w polach 05.-06.,
	•	kolejnym z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0 oraz z kodem świadczenia/przerwy 327, okresem 05.09.2025-18.09.2025, liczbą dni zasiłkowych - 14 oraz kwotą wypłaconego zasiłku, czyli 3.221,50 zł.