Zwolnienie z oskładkowania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej

1) Pracownicy produkcyjni używają wydanej przez pracodawcę odzieży roboczej, którą piorą samodzielnie. Za tę czynność otrzymują ekwiwalent, który jest pomniejszany za wszystkie rodzaje absencji w pracy, za wyjątkiem urlopu wypoczynkowego. Czy jest to prawidłowe?

W myśl art. 237⁹ K.p., pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Jest on również obowiązany zapewnić ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Ważne: Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Przepisy prawa pracy nie określają sposobu ustalania ekwiwalentu za pranie, dlatego należy kierować się ogólnym rozumieniem tego terminu. Zgodnie ze słownikiem PWN, ekwiwalent jest to "rzecz równa innej wartością" (por. Słownik Języka Polskiego PWN praca zbiorowa pod red. E. Sobol, Warszawa 2008, str. 190). Zatem określając jego wysokość, pracodawca powinien wziąć pod uwagę rzeczywiste koszty poniesione przez pracownika, wliczając zarówno materiały i środki, w tym ilość zużytej wody, energii elektrycznej, środków chemicznych oraz amortyzację urządzeń piorących, a także czas i pracę zainteresowanego. W literaturze przedmiotu prezentowane jest zgodne stanowisko, że obliczeń można dokonać zarówno metodą samodzielnych kalkulacji, jak i w oparciu o cennik pralni usługowych.

Zwracamy uwagę! Zdaniem judykatury nie istnieje obowiązek dokumentowania poniesionych przez pracowników kosztów prania odzieży roboczej. Jak czytamy w uzasadnieniu wyroku Sądu Okręgowego w Poznaniu z 18 stycznia 2018 r. (sygn. akt VII U 2453/17): "(...) Dokonywanie takich obliczeń byłoby pracochłonne i trudne zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Po stronie pracodawcy powstałby obowiązek zbierania tego typu informacji i zarządzania nimi, co wymagałoby dodatkowej pracy, a pracownicy, którzy nie zdecydowaliby się na korzystanie z pralni, musieliby przedstawiać szczegółowe wyliczenia uwzględniające koszty środków piorących, cen energii, wody, itp. W efekcie powstałoby duże prawdopodobieństwo, że koszt rejestracji tych danych przez pracodawcę mógłby przekraczać wartość otrzymywanych świadczeń. (...)".

Przechodząc do prawa do ekwiwalentu za okres nieobecności, oczywistym jest, iż niewykonywanie pracy wyklucza użytkowanie odzieży, a w konsekwencji powstanie kosztów prania, które podlegają zwrotowi. Należy jednak pamiętać, że jedynym uprawnionym kryterium jest zrównoważenie omawianych wartości - kosztów prania i ekwiwalentu. To w oparciu o nie należy kalkulować wysokość należności pracownika. Co prawda nie byłoby błędem uwzględnienie w tej kalkulacji rocznego wymiaru urlopu wypoczynkowego, pomniejszającego z góry kwotę ekwiwalentu za pranie. Komplikowałoby to jednak przeliczenia w razie innej absencji w pracy, dlatego nie jest w praktyce zalecane.

2) Czy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej podlega wliczeniu do podstawy wymiaru składek ZUS?

W podstawie wymiaru składek ZUS nie uwzględnia się wartości świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalentów za te świadczenia wypłacanych zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

ZUS Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. ZUS w poradniku pt. "Zasady ustalania podstawy wymiaru składek pracowników...", dostępnym na stronie internetowej www.zus.pl wyjaśnił, że: "(...) Ekwiwalent nie jest podstawą wymiaru składek, jeśli pracodawca ustali go w kwocie, która odpowiada:

rzeczywistym kosztom prania odzieży na podstawie cen obowiązujących w okolicznych pralniach - w przypadku, gdy korzystasz z pralni i składasz pracodawcy oświadczenia o wysokości poniesionych kosztów;
kwocie wskazanej na rachunku z pralni - jeśli przedkładasz go pracodawcy;
skalkulowanym wydatkom na zużytą energię elektryczną, proszek do prania i wodę, które powinny uwzględniać również zmiany cen oraz zużycie sprzętu - w przypadku, gdy pierzesz odzież roboczą we własnym zakresie.

Rozporządzenie składkowe dostępne jest
w serwisie www.przepisy.gofin.pl

Podstawę wymiaru składek stanowią ekwiwalenty za konserwację oraz naprawę odzieży i obuwia roboczego, a także za pranie ręczników. (...)".

W świetle powołanego stanowiska ZUS, zwolnieniem składkowym objęty jest ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w wysokości stanowiącej równowartość faktycznych kosztów, które pracownik poniósł w związku z praniem odzieży.