Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 29 (784) z dnia 10.10.2012

Jak należy prawidłowo naliczać odsetki za zwłokę w opłacaniu składek do ZUS?

Każdy płatnik składek powinien w terminie i w obowiązującej wysokości opłacać należności z tytułu składek ubezpieczeniowych do ZUS. Płatnik składek (będący przedsiębiorcą) przesyła dokumenty rozliczeniowe i opłaca składki na poszczególne ubezpieczenia za dany miesiąc w terminie do:

• 10. dnia następnego miesiąca - jeśli opłaca składki ubezpieczeniowe wyłącznie za siebie,
   
• 15. dnia następnego miesiąca - jeśli składki te opłaca za siebie i inne osoby ubezpieczone zatrudnione w firmie.

Natomiast w terminie do 5. dnia następnego miesiąca składki ubezpieczeniowe do ZUS opłacają podmioty będące jednostką budżetową lub samorządowym zakładem budżetowym.

Jeżeli składki ubezpieczeniowe płatnik opłaci po obowiązującym go terminie płatności, to od nieopłaconych w terminie składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne należne są odsetki za zwłokę. Odsetki te wylicza się na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.). Tak wynika z art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) oraz art. 87 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Wyliczając odsetki za zwłokę, płatnik powinien pamiętać o kilku podstawowych zasadach.

Zasada 1:

Naliczanie odsetek za zwłokę rozpoczyna się od następnego dnia przypadającego bezpośrednio po dniu, w którym płatnik miał obowiązek ostatecznie zapłacić należne składki za dany miesiąc na rachunek bankowy ZUS. Kończy się je naliczać w dniu wpłacenia zaległości (włącznie z tym dniem).

Należy w tym miejscu dodatkowo wyjaśnić, że jeżeli ostatni dzień terminu opłacania należnych składek ubezpieczeniowych za dany miesiąc przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to w takiej sytuacji ostatnim dniem terminu płatności jest następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy (art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej). Przepis ten swym zakresem obejmuje również należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz fundusze pozaubezpieczeniowe (tj. Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz FEP).

Przy czym za termin dokonania zapłaty należności składkowych uważa się:

• przy zapłacie gotówką - dzień dokonania wpłat należności z tytułu składek w banku lub placówce pocztowej, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, biurze usług płatniczych lub instytucji płatniczej,
   
• w obrocie bezgotówkowym - dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika lub rachunku płatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej lub rachunku płatniczego przedsiębiorcy w instytucji płatniczej na podstawie polecenia przelewu, nie jest to natomiast (jak wielu przedsiębiorców powszechnie uważa) dzień złożenia dyspozycji zapłaty składek w banku, w którym jest prowadzony rachunek lub na poczcie do banku pocztowego.

Zasada 2:

Odsetki za zwłokę nalicza się odrębnie od każdej zaległej składki. Nalicza się je zatem osobno od składek na ubezpieczenia społeczne, osobno od składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz osobno od składek na fundusze pozaubezpieczeniowe, tj. FP, FGŚP oraz FEP należnych za każdy miesiąc odrębnie.

Przy wyliczaniu odsetek za zwłokę płatnik powinien pamiętać o właściwym ich zaokrągleniu, zgodnie z zasadą matematyczną. Polega to na tym, że wyliczoną kwotę odsetek za zwłokę powinien zaokrąglić do pełnych złotych w taki sposób, że końcówki kwot odsetek wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, z kolei końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych. Zatem jeśli po wyliczeniu odsetki za zwłokę wyniosą 12,85 zł, to zaokrągla się je w górę do 13 zł i w tej wysokości dolicza do zaległych składek.

Zasada 3:

Odsetki za zwłokę są należne zawsze wtedy, gdy płatnik dokona płatności z tytułu zobowiązań składkowych po obowiązującym go terminie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której wyliczona kwota odsetek za zwłokę od zaległości za dany miesiąc jest niższa od ustawowo określonej wysokości. Obecnie nie może ona przekroczyć kwoty 6,60 zł. Na przykład, jeśli wyliczona przez płatnika składek na dzień wpłaty zaległości kwota odsetek za zwłokę przed zaokrągleniem wyniesie 6,59 zł lub nawet 6,60 zł, to nie zwiększa on dokonywanej przez siebie wpłaty o odsetki. Nie są one w tym przypadku należne. Będą one dopiero wymagane wówczas, jeśli po wyliczeniu wyniosą przykładowo 6,61 zł. Wtedy po zaokrągleniu ich do pełnych złotych, czyli do 7 zł, płatnik przekaże je do ZUS.

Zasada 4:

Odsetki za zwłokę od składek ZUS zapłaconych po terminie płatnik wylicza za pomocą poniższego wzoru:

gdzie poszczególne symbole i liczby oznaczają:

Kz - kwotę zaległości,

L - liczbę dni zwłoki,

O - stawkę odsetek za zwłokę w stosunku rocznym,

365 - liczbę dni w roku,

On - kwotę odsetek,

Opz - kwotę odsetek po zaokrągleniu.

Uwaga! Kalkulator do wyliczenia odsetek dostępny jest na stronie naszego Wydawnictwa, pod adresem: www.gofin.pl.

Zasada 5:

Przed przystąpieniem do wyliczenia kwoty odsetek za zwłokę płatnik, oprócz kwoty zaległości, musi także znać:

• liczbę dni zwłoki w opłacaniu składek, którą liczy się od następnego dnia po terminie płatności do dnia, w którym dokona on zapłaty zaległości (włącznie z tym dniem),
   
• obowiązującą za poszczególne okresy zwłoki ("od" "do") stopę procentową.

Stopa procentowa odsetek za zwłokę nie jest stała, ulega zmianom. Jeżeli więc za okres zwłoki obowiązuje więcej niż jedna stopa procentowa, wtedy odsetki za zwłokę należy obliczać odrębnie za każdy z tych okresów. Następnie tak wyliczone kwoty odsetek za poszczególne okresy należy zaokrąglić.

Zasada 6:

Przy regulowaniu składek wraz z odsetkami za zwłokę płatnik powinien również pamiętać o tym, że:

• należne odsetki za zwłokę zobowiązany jest opłacić łącznie z nieterminowo opłacanymi składkami za dany okres, za który zalega z opłaceniem składek, ale odrębnie na poszczególne rachunki na jednym dokumencie płatniczym,
   
• nie może najpierw zapłacić po terminie samych składek, a po jakimś czasie dokonać dopłaty na pokrycie samych odsetek za zwłokę.